1 原有物品清单管理
2 提供“物品清单”填写表给各部（附表一：“物品清单”）。
3 对各部上交的签名清单进行核查，确认无漏报、虚报后录成电子版。
4 各部增购物品后“实际购买物品记录”默认授权给其部门，请有关部门妥善处理；使用过程中，每月要求各部及办公室物品耗用情况进行统计、上报。
2 新购物品的申请程序（表格形式）
3 活动特殊用品申请：
A、由活动主管该活动的团学委员在征得相关部门的意见后，到秘书部领取“经费申请表”填写购买清单。（附表二：“经费申请表”）
B、再往秘书部确定物品是否库存及大概价格进行整理，并由秘书部的审核签字。
C、再由活动负责人亲自向主管辅导员提出申请，主管辅导员签名的购买清单给秘书部，由秘书部从流动基金中预支申请金额。
D、秘书部与购买部门约好时间外出购买，秘书部负责结账（发票）及具体各物品的价格登记。
E、回校帐务整理，车票及发票经手人的签名，然后去主管辅导员处总结经费，支取所用所有费用，流动基金保持不减。
2、各部日常工作用品申请：
A、由各部内部商议后到秘书部领取“经费申请表”填写购买物品的具体清单。
B、再往秘书部确定物品是否库存情况及大概价格进行整理。
C、再由部门负责人向主管辅导员申请经费，把通过审批的清单交还秘书部后预支申请金额。
D、秘书部与购买部门约好时间外出购买，秘书部负责结账（发票）及具体各物品的价格登记。
E、回校帐务整理，车票及发票经手人的签名，然后去主管辅导员处总结经费，支取所用所有费用，流动基金保持不减。
3、日常办公用品申请：
A、由秘书部向主管辅导员申请。
B、非急用的小批物品寄在其他部门或开展活动的在活动中购买，大批或急用的由秘书部及自愿监督者外出购买。
C、回校帐务整理，车票及发票经手人的签名，然后去主管辅导员处总结经费，支取所用所有费用，流动基金保持不减。
三、团总支学生会办公室借用规定：
1、借用者向团总支学生会成员提出借用后，受理人到秘书部的储物格拿借条给借用者填写并各自签名，短期借用的受理人需保存借条到使用者交还物品为止，超过12小时的借用，可把借条放到办公室门口的信箱，受理者同时需作认真记录（附三“借条”）。
2、借用办公室需向秘书部相关人员处申请，填写“生物技术系团总支学生会办公室借用申请表”（一式两份），同意后交接钥匙，用完办公室请打扫卫生，并准时交还钥匙（附四“生物技术系团总支学生会办公室借用申请表”）。
3、借用中若损坏或丢失借用物品，须按秘书部的物品价格记录照价赔偿（丢失钥匙者须承担换锁责任）。
四、团总去学生会相机管理：
1、该公用相机严禁私用，特别禁止外借其他单位或个人。
2、使用相机可到生物系办公室（1）的专用储物格取用；各位钥匙负责人取用时要细心填写《相机使用登记表》（附件五：《相机使用登记表》）并按填写时间按时回归相机；建议各使用者提前填写《相机使用登记表》，这样就更能协调使用（劳烦后借者协调好预定时间用机，）。
3、每次用机请细心检查当时的配件，有失缺请及时上报，以便及时处理；若使用中丢失或损坏相机，使用者须承担维修费用。
4、公用范围：
n 教学不定时用机，（分配钥匙一把给教师处）；
n 党团学集体大活动不定时用机，主要由团总支学生会学习与网络部安排固定人员负责主动拍照并整理相片资源（分配钥匙一把给学习部）；
n 日常资料按时收集：包括宣传部海报收集，由团总支学生会学习与网络部安排固定人员负责拍摄，宣传部收集与整理；团学后台工作日常小录，主要由团总支学生会学习与网络部安排固定人员负责拍照并整理相片资源
n 各班团支部集体活动用机，可与秘书部联系预约借用相机;必要时可由秘书部协助学习与网络部照相（分配钥匙一把给秘书部）
生物系团总支学生会
20XX-1-18
附一：
附表二：经费申请表
经费申请
生物系领导：
由于
，现申请补购以下一些物品：
共 元
秘书部：
辅导员：以上申请，可否？请批示！
申请部门：
申请日期：
附三：借条申请格式
借条
(班/部门) (同学/老师)于 年 月 日 时到 年 月 日 时借用生物技术系团总支学生会办公室的 (物品名) (件)。
借用者(签名)： 经手人(签名)： 年 月 日 时
归还者(签名)： 收取人(签名)： 年 月 日 时
附四：生物技术系团总支学生会办公室借用申请表：
附件五：《相机使用登记表》
