（一）答谢词的定义
答谢词是在接受了对方的邀请、款待、帮助、奖励、服务之后，在某一适当的场合表示感谢的讲话稿。
答谢词和有着一定的对应性。通常，东道主在款待来宾的开始，要致欢迎词。而来宾在整个活动结束的时候，为了表示对东道主热情款待的感谢，要致答谢词。答谢词有时是在告别宴会上即席发表的，所以它也可以用祝酒词的形式出现。
（二）答谢词的作用
作为一种礼仪文书，答谢词在双边交往的过程中起着重要的沟通作用，可以通过郑重致谢的方式增进友谊，有利于进一步加深双边的关系，促进双方的进一步合作。
仅从形式上而言，答谢词也有完善礼节的作用。古语曰：有来无往，非礼也。如果对方有热情的欢迎，己方就必须有真诚的答谢，礼节才算周延。所以，答谢词是社会交往和国际交往中必不可少的重要礼仪文书。
（三）答谢词的结构形态和基本写法
答谢词由四个部分组成：标题、称谓、正文、署名和日期。
1.标题
答谢词的标题写法比较简单，最常见的写法就是直接使用“答谢词”三个字做标题，有的时候，也可以有一些灵活的写法，譬如，在答谢宴会上发表的答谢词，就可以叫做《在××答谢宴会上的讲话》。
2.称谓
这一项位于正文之前，顶格书写，写明对方的单位名称或主要官员姓名、职务。如果需要，称谓前可加“尊敬的”一类形容词，后可加“先生”、“女士”等字眼表示敬意。如“尊敬的××旅行社全体朋友”，“尊敬的格林先生”等。
3.正文
正文一般分为三个层次。
第一层表示谢意，写明己方在参加什么活动期间受到了对方的热情款待或帮助，为此特表示衷心的感谢。这一层礼节性的套语比较多，要注意行文得体，分寸适当，不可失礼，也不可过誉。
第二层追述主要活动内容以及取得的重要成果，并对活动的意义进行评价。这一层是答谢词的主体，要求思路有一定的展拓，内容有一定的深度，材料要充实丰富，逻辑要清晰严谨，语言要简练准确。
第三层表达希望今后进一步加强合作的态度，也可展望未来双边关系发展的前景。
4.署名和日期
这部分比较简单。根据实际需要，可署集体之名，也可署个人之名。日期则是发表当天的日期。这一部分有时也可以省略。